Bizcontacts

BizContacts l'innovazione applicata al Document Management

Che cos'è BizContacts

Il suo scopo è organizzare, e riclassificare dati normalmente non gestiti da altri strumenti informatici in modo da trasformarli in informazioni sempre a disposizione dell'azienda e degli operatori. Creando un archivio contenente la conoscenza aziendale che permette di registrare su supporto non volatile anche le informazioni usualmente conservate solo nella memoria di coloro che lavorano in azienda.

Peculiarità del prodotto

Perché Bizcontacts è un prodotto interessante per le aziende?

Perché è stato pensato sulla realtà della piccola e media impresa italiana, e quindi costruito in forma modulare in modo da poter essere introdotto in azienda per gradi, iniziando a risolvere un problema per volta, per poi poter crescere nell'uso e nelle funzionalità implementate al crescere delle necessità degli operatori.
La sua modularità ha inoltre lo scopo di permettere, anche nelle realtà ove tutti i moduli disponibili fossero necessari, di introdurre lo strumento negli uffici per gradi, attivando una funzionalità per volta ed introducendo quindi le novità senza scossoni nel lavoro ordinario degli operatori.

Una ulteriore peculiarità del prodotto determinata dalle caratteristiche funzionali dei suoi database è quella di permettere con la collaborazione dei consulenti in organizzazione, di trasformare in procedure applicabili nella pratica quotidiana, le regole organizzative aziendali, usando l'informatica per rendere concretamente applicabile in modo sistematico quanto viene deciso a livello direzionale.

 

 

Come è fatto Bizcontacts

Bizcontacts è una applicazione Windows, formata da due parti fondamentali, una applicazione Client che può essere installata sulle postazioni degli operatori o su terminal server, ed un database server Sql Server 2005 o superiore nella versione più adatta alle dimensioni aziendali.

Sicurezza

L'applicazione Client permette agli operatori di accedere al database server per inserire, modificare, cancellare i dati in esso contenuti. L'attivazione delle funzionalità suddette viene configurata a livello centralizzato tramite Ruoli a cui sono assegnati vari tipi di permessi, dando facoltà all'amministratore del sistema di attivare o disattivare le funzionalità sui vari moduli dell'applicazione e sulle singole "maschere" di aggiornamento dei dati. In questo modo, solo chi è autorizzato a farlo può inserire o modificare determinati dati oppure cancellare determinati dati. La granularità di questa suddivisione dei ruoli può essere arbitrariamente impostata dall'amministratore.
Oltre ai ruoli ed ai permessi, un modulo specifico opzionale di Bizcontacts, permette la gestione dell'accesso a determinate informazioni da parte degli utenti, costruendo dei ruoli che permettono di attivare/disattivare le operazioni di inserimento e modifica di determinate tipologie di documenti e/o inibire completamente la visualizzazione di porzioni di dati in base al ruolo ricoperto dall'utente.

Quali dati gestisce Bizcontacts

Bizcontacts gestisce le seguenti tipologie di dati:

• Dati anagrafici dell'azienda.
• Dati anagrafici relativi alle persone all'interno dell'azienda.
• Dati anagrafici relativi agli Uffici, Risorse e Unità organizzative dell'azienda.
• Organigrammi aziendali.
• Dati anagrafici relativi alle aziende con cui l'azienda presso cui Bizcontacts è installato ha rapporti di lavoro a qualsiasi livello [Da qui indicati come contatti] (Clienti, Fornitori, Collaboratori, Consulenti,Potenziali clienti ecc.).
• Dati anagrafici relativi alle persone all'interno dei contatti.
• Dati anagrafici relativi agli Uffici, Risorse e unità organizzative dei contatti.
• Organigrammi dei contatti.
• Documenti emessi dall'azienda verso contatti e persone all'interno dei contatti.
• Documenti interni all'azienda.
• Documenti ricevuti dai contatti e dalle persone all'interno dei contatti.

Quali possono essere i formati dei documenti gestiti?

Bizcontacts è in grado di memorizzare documenti in qualsiasi formato, è ovviamente indispensabile però che la macchina dell'operatore che dovrà consultarli o modificarli sia dotata del software necessario alla visualizzazione o alla modifica del tipo di documento che aprirà.

Vi sono però due particolarità relative ai dati memorizzati.
Essendo un software di document management, Bizcontacts è dotato al suo interno di un Wordprocessor Winword-Like che permette di emettere e ricevere documenti nei principali formati di scambio dati testuali, quali .doc, .rtf, .txt, .html, .pdf. Permettendo quindi l'uso completo dell'applicazione senza l'obbligo di installazione di Microsoft office o Equivalente. Il Wordprocessor embedded permette di creare documenti dinamici che vengono automaticamente compilati con i dati inseriti nei Contatti e nei documenti stessi.
Nel caso l'azienda abbia come standard per la creazione di documenti Winword, Bizcontacts implementa interoperabilità completa con i documenti creati con questo Wordprocessor, permettendo di fornire peculiarità simili a quelle del wordprocessor embedded, inserendo quindi in modo automatico campi compilati con i dati presenti nel database Bizcontacts all'interno dei documenti emessi con Winword.
In futuro, questo tipo di interoperabilità potrà essere estesa ad ulteriori tipologie di documento.

Cosa succede ai documenti che sono già presenti in varia forma sui server aziendali?

Bizcontacts è dotato di un modulo di importazione documenti intelligente, in grado di importare o mappare documenti già esistenti in azienda all'interno di Bizcontacts, agganciandovi le informazioni relative al contatto e tutte le informazioni accessorie alla loro classificazione per poterli successivamente trovare ed utilizzare come informazioni.

Buona parte dei contatti, che sono clienti e fornitori, sono già mappati nel gestionale, con Bizcontacts dovranno essere inseriti due volte?

Bizcontacts è dotato di un modulo chiamato Bridge (ponte) che permette di acquisire in modo intelligente le anagrafiche da qualsiasi fonte dati di tipo SQLServer, OleDB, ODBC, mantenendo una mappatura che consente di controllare periodicamente le variazioni intercorse sul Database di origine, aggiornando Bizcontacts con i nuovi dati inseriti o le modifiche ai dati presenti. Il bridge permette anche di escludere dall'importazione i dati eventualmente non pertinenti presenti nella fonte.

Che Informazioni posso inserire per profilare i miei contatti e le persone dei contatti?

Bizcontacts prevede già una serie di dati di base relativi alle anagrafiche di contatti e persone, ma ovviamente, in base all'attività dell'azienda e al tipo di contatto potrebbe essere necessario aggiungere dei dati in più per la profilazione commerciale, piuttosto che per la profilazione valutativa delle persone e così via. Per risolvere questo problema, Bizcontacts permette di associare sia al contatto (inteso come azienda) sia alle persone all'interno dell'azienda, un numero illimitato di dati (chiamati Attributi) che possono essere creati direttamente dal cliente senza la necessità di interventi da parte di informatici o modifiche manuali ai database. Questi dati possono essere di tipo discreto (Testo, piuttosto che numeri) sia di tipo tabellare (ovvero mappati tramite liste a discesa). Anche le liste a discesa, potranno essere create in autonomia dal cliente in base alle sue esigenze. Al contatto ed alle persone è anche possibile associare un numero illimitato di recapiti che vanno dal numero telefonico, all'e-mail, al sito web, all'ID messenger o a qualsiasi altro dei nuovi tipi di mezzi per la comunicazione personale.

Tutte le informazioni di profilazione, saranno direttamente disponibili nelle liste di ricerca dei contatti e delle persone.

Cosa si intende per rendere effettive e tangibili le regole aziendali?

Oltre al fatto di poter profilare secondo parametri arbitrari tutti i contatti e le persone, Bizcontacts obbliga (ed è uno dei pochi vincoli forti che inserisce in azienda) a creare uno standard per la creazione di qualsiasi documento che viene memorizzato al suo interno. Sia esso un documento emesso oppure un documento ricevuto. Pertanto, permette di standardizzare tutti i moduli che danno origine a documenti cartacei, di creare dei modelli per ogni tipo di documento che permettono l'auto-compilazione di tutti i dati legati al contatto ma non solo, è possibile infatti definire a livello di modello e/o documento delle Variabili che dovranno essere compilate dall'operatore all'atto dell'emissione del documento (o della sua acquisizione se documento proveniente dall'esterno) che saranno poi utilizzabili per classificare e ricercare i documenti all'interno di bizcontacts, e permetteranno, dal lato emissione documenti, di avere dei modelli specializzati ove una volta che l'operatore avrà compilato le variabili del documento il documento Word o quello generato con il Wordprocessor interno, dovranno solo essere stampati.

In questo modo si potrà ottenere coerenza nei documenti prodotti, consistenza nei dati acquisiti relativi ad ogni documento, conseguendo obiettivi di qualità e di elevata produttività aziendale.

Benefici a lungo termine

L'uso di Bizcontacts fornisce il vantaggio che una volta che i dati sono registrati al suo interno, sono sempre disponibili a chiunque occupi una determinata posizione all'interno di una azienda. Pertanto, facendo un esempio semplice, un nuovo Commerciale appena assunto che deve incontrare un cliente, può accedere alla sua intera storia solo accedendo all'anagrafica dello stesso e da li ai documenti emessi verso di lui o ricevuti da lui.
Anche la centralinista, che avrà sempre sott'occhio l'anagrafica dei contatti, ricevendo una chiamata in entrata, avrà immediatamente a disposizione le

informazioni relative a chi chiama, sapendo quindi come rapportarsi alla persona anche se non la conosce e quindi potrà essere in grado di decidere immediatamente a chi indirizzare la telefonata, se la chiamata arriva dal magazziniere, probabilmente la passerà all'ufficio commerciale, se arriva dall'amministratore delegato, probabilmente la passerà alla segretaria dell'amministratore delegato della nostra azienda o magari al direttore commerciale.

Qual'è la tecnologia alla base del prodotto

Lo sviluppo di Bizcontacts è iniziato nel 2007, dalla necessità di riportare sulle nuove tecnologie messe a disposizione degli sviluppatori, una serie di prodotti creati a partire da metà anni ottanta ormai obsolete utilizzando tutto il know how accumulato in vent'anni di esperienza al fianco delle aziende ed aggiungendo tutte le nuove possibilità offerte dall'avanzamento della tecnologia per aggiungere funzionalità impossibili da realizzare nel passato.

Per realizzare Bizcontacts, si è scelto di utilizzare gli strumenti di sviluppo e le tecnologie server fornite da Microsoft, quindi il .Net Framework e SQL Server, aggiungendo una serie di componenti innovativi per la realizzazione di interfacce utente semplici, coerenti ed usabili fornendo agli operatori tutta la flessibilità necessaria al loro lavoro ma con la massima semplicità.